努力打造优质服务窗口形象
――学院办公室为教学服务实证
学院办公室是学院日常办事机构，负责学院党政工作的组织、协调、贯彻、落实、机关管理和教学服务等工作，是学院的综合管理部门。建院以来，办公室全体工作人员在沈亚凡主任的带领下，兢兢业业、吃苦耐劳、早起晚归、求实奉献，始终坚持作风扎实优良、工作效率高质量好的工作标准和牢固树立了服务意识强、办好事、办实事的良好形象，尤其是增强为教学第一线服务的意识，把热情为一线教师服务，为全体学生服务当做中心工作来抓，当作自己的事业来干，几年来做了大量有效的工作，在为教学服务中发挥了重要的作用，得到了领导满意、部门满意、群众更满意的好评。
一、树立为教学服务的思想，坚持面向教学第一线
在学院的建设与发展中，办公室充分认识到，学院的中心工作就是教学，提高教学质量和提高人才培养工作水平，是学院的生命线，所有的部门和全体工作人员都应围绕着这个中心去开展工作，积极主动为教学服务，对于保证学院的教学目标顺利实现，有着极其重要的意义。办公室的工作相对于其它部门来讲，具有重心更直接、更具体的落实在为教学服务上的特点，所以树立为教学服务的思想，坚持面向教学第一线开展服务工作，为教学提供优质高效的服务已经成为办公室工作的优良传统。也许是有过教师的经历，总有一份难以割舍的情结，沈亚凡同志自从教师队伍走上学院中层干部岗位后，也总是把教师的艰辛、勤奋、执著和“酿得百花蜜、只为他人甜”的奉献精神装在心里，在工作中、在生活中想着教师之所想，急教师之所急。在过去的几年里，他始终要求办公室的全体同志在工作实践中要始终坚持做到了这一点。他和他的同事们从来就没有过节假日、双休日，只要工作需要，就是命令，就会主动开展工作、积极完成任务。建院以来他们每人平均奉献了300多个休息日，创建了优质服务的良好形象。
二、认真落实民心工程，免除教师后顾之忧
我院位于哈尔滨市江北市郊新建开发区，距离哈市道里区和呼兰区老区都在三四十里路以上，由于附近没有学校，所以职工子女上学都要到呼兰区老区上学。因为现在还没有通往呼兰的公交线路，所以广大教师在子女上学、入托和出行方面，遇到了很多实际困难，许多教师对此忧心忡忡。为了解决教工的实际问题，办公室多次召开会议，根据现有车辆情况，首先确定了为教师服务，解除后顾之忧的优先的派车方案，即不管车辆如何紧张，必须确保教工子女上学、入托用车，这点不能有丝毫的耽搁。办公室首先派人去呼兰我院子女就读的中、小学了解情况，掌握了中小学生上、下课和自习的时间，然后统筹兼顾，详细制定了接送学生的具体时间和车辆发送次数，保证学生上学、入托的需要。随着上学的学生不断增加，原来只能乘坐30余人的龙江客车已经人满为患，学院办公室及时地向学院领导反映问题，得到学院领导的高度重视，院长崔永福亲自带着办公室主任沈亚凡等同志多次深入教师中间了解情况，外出考察，新购入了一辆牡丹大客车，解决了子女上学通勤问题。开通勤车的许振敏师傅，对工作非常敬业，准确的掌握通勤学生的情况，从不落下一人；工作上任劳任怨，有时一天要往返呼兰五趟，分学年接送学生。05年上小学一年级的学生较多，其中许多青年教师的子女，早上天不亮他们就要起床，由于孩子太小，所以经常有迟到现象，许师傅就主动打电话催促一直等他们都到齐了才发车，晚上接学生从呼兰返回时，许师傅每次都在车里清点人数，一个不能少后才能返回，同时还负责维护车上秩序，确保全体学生的坐车安全，遇到学校临时有活动，许师傅请示领导后就及时调整出车时间或增加车次，最大可能的保证学生上学需要。由于许师傅工作细心，服务周到，几年来从未出现任何差错。受到了学院教师的欢迎，普遍反映孩子们坐许师傅的车上学，我们家长非常放心。2004年春天，为解决教师子女入托问题，保证青年教师在8点钟前准时上课，办公室又购入了一辆面包车，专门解决教师子女入托通勤问题，有时遇到个别教师因孩子起晚了没有赶上正常通勤车，司机宁可不吃饭，饿着肚子，也要及时把孩子送到托儿所，赶送老师及时上课。
教工子女上学、入托问题解决后，教师们买菜难的困难又显露出来，由于教师们工作量普遍较大，几乎没有闲暇时间，而校园内又无法设立蔬菜网点，吃菜难成为几届教工会上的热点问题。为解决这一难题，办公室沈主任经过细致的调查研究，合理地调整了用车方案，决定在周二、周六上午接送学生上学之后，各增加一次去呼兰买菜的通勤车，并且制定了每周六专门发车为送老师解决买菜或购买生活用品。解决这个热点问题，使广大教师都能全身心地投入到教学活动中去，免除了他们的后顾之忧。
办公室不仅在正常工作中主动为教学服务，在教师的个人有困难的时候上也是积极想办法，协调各方，解决它们都是实际困难。如许多青年教师结婚、生子，老教师生病看病住院，只要办公室能够做到的，从不推诿扯皮，即使车辆再紧张，办公室人手再少，也要及时派出车辆和人员去。有的教师病重住院，办公室的同志常常陪护到深夜，帮助筹款，送去慰问金和鲜花。有时教师或学生夜间出现病情，办公室的驾驶员们都是随叫随到，一忙就是一夜，早上还要正常出车，从无怨言，不计报酬。共产党员孙波同志原本要回佳木斯探望分别已久的爱人和孩子，得到留下节日值班的要求后，立即放弃机会，坚持假日值班，接送来学院讲课的教师。老司机肖志敏刚刚千里长途出车回来，听说某系教师要到大庆一所学院考察没有车，不顾长途跋涉的疲劳，立即请缨出车；李振声经常陪同教学部门、实验部门外出采购教学用品和实验用品，常常一天下来连饭都吃不上，但从来毫无怨言。有时教师或学生夜间生病需要去市内医院，沈主任和司机就经常半夜出车赶送医院，照顾病人，有时看护到早晨回来正常上班，接送孩子入托。他们的服务意识和服务质量得到了教学部门的同志交口称赞。
三、投入最大的热情和理解，千方百计解决教师、学生学习、实践用车
对于日常的工作用车，我们也始终坚持“以教学为中心”的思想，各项工作都服务于这个中心。在车辆紧张的情况下，我们按照教学优先原则，最大限度的首先满足教学活动正常进行，确保广大教师外出学习、开会、科研活动的需要。各教学部门只要教学需要办公室派车，办公室从来没有推诿扯皮过，及时安排车辆。实验中心下设30多个实验室，学生实习时需要大量的化学试剂和各种实验物品，而它们的保质期比较短，为了避免损失和浪费，就得经常的、小批量的进行采购，这样实验中心用车的次数就比较多。有时校内的车辆已全都派出，为了不影响学生实习，我们就主动与私家车联系出车或及时在校外雇车，千方百计的满足实验中心的需要，确保教学活动的正常开展。
搬到哈市以后，因教学实习、实践的需要和考察、建立联系点等工作的需要，教务处和各系经常组织教师、学生到市内、市郊和周边市县开展工作；学工处、团委也经常组织学生到校外参观、演出、开展青年志愿者活动和爱国主义教育等活动，办公室都要优先解决车辆问题。有一次，学院组织参加省厅组织的文艺会演，需要连续出车10多次，而且多在晚上，司机李振勇不顾白天连续出车的辛苦，连饭都顾不上吃，坚持及时出车，保证演出任务完成，并取得优异成绩。2004－2005年中仅为教师学习、考察和教学研究、科研及接送客座教授、专家学者、企业家讲学，就动用车辆约420多台次。2005年5月28日一天就调动车次37次，聘请58为客座教授来学院讲学、指导教科研工作。全体办公室人员也紧张工作到深夜，五位司机平均出车往返哈市区3－4台次，最多的达到6次。学院领导对这次服务工作给与了很高的评价。
每年的新生入学是车辆集中使用时期，短短的几天里，要接运新生和家长多达6000多人次。每次都需要大量的车辆，每天要发出大小车辆80多台次。办公室不仅要负责全部车辆的现场调度、人数的清点、来人的接待、领引，还要负责学生家长住宿的安排、300多人的午餐和晚餐。学院的车辆不足，我们就及时联系并现场调配汽车公司和私家车接送；现场人手不够，办公室每次都要及时派出工作人员，现场指挥、调配；许多同志累倒在工作现场，仍然坚持工作，确保了迎接新生的顺利实施，保证了各项教学活动的开展。办公室副主任戈新现场指挥工作细、有耐心，对每一位前来咨询的学生和家长多要认真接待，做细致工作；对每一位要到各银行取款的学生或家长，都及时派车并亲自领着他们到银行；李绍君同志年龄较大，但他从来没有耽误过交给他的工作，每天在早上6点多钟，就到了现场，帮助各系安排工作，协调、组织新生的迎接，一天下来，嗓子喊哑了，嘴上起了泡，累的觉都睡不着，饭都吃不下；通讯科长杜恒志带领全体通讯网络中心人员，每天到早起晚归到深夜，跟车、请查、调度车辆，累病了仍然坚持工作。正是这些同志无私忘我的工作，树立了办公室良好的服务形象，为学院作出了应有的贡献。
四、按照优先原则，及时解决教学办公困难，确保教学工作顺利进行
学院搬迁哈市后，规模不断扩大，每年都有大批新教师和辅导员调入我院工作，办公室就主动和人事部门联系，弄清新进人员的准确进校时间、人数和资历，主动为他们调配办公桌椅和教学用品。在资金十分紧张的情况下，也要重新购置，为新教师提供好的服务和有利的办公条件，让他们入校就感受到学院对他们的关心、爱护和服务。办公室始终坚持经常性检查制度，沈亚凡主任经常要求负责这项工作的戈新和李绍君同志，到各系查询，了解情况，及时反馈到主任那里安排配置办公桌椅和办公用品。发现损坏的学生桌椅和教师办公桌椅等问题后及时派人进行维修，确保学生上课的需要。有一次，某系送来一份配置办公桌椅的报告，要求尽快购置新桌椅。李绍君亲自到系里了解情况，发现其他系有部分闲置桌椅，他立即做工作，沟通各系关系，将闲置桌椅进行了调整，既解决了教师办公桌椅问题，又清理了多余的占地桌椅，方便了教学、节约了资金。学院搬迁时，教学工作非常繁忙，许多系部为打包装、搬运笨重物品发愁。学院办公室的全体同志主动到各部门协助工作，帮助打包搬运和装车。部分教师要在学院整体搬家前到新校区上课，为了保证这部分教师安全准时到达他们不熟悉的新校区，沈主任亲自雇佣大客车，一路风尘陪同他们来到新校区。学院整体搬迁时，又主动派人到搬迁现场服务，提供帮助，保证了教学工作按时开展。李绍君、安春生、杜恒志等同志做了大量工作。
师范系因教学工作需要，办公室和教研室、教室多次搬迁，教师和学生对搬动笨重的办公桌、卷柜和钢琴等贵重物品心有余而力不足。办公室及时派出人手，协助搬迁。尤其是钢琴一类贵重物品，搬移时要小心翼翼，又非常沉重，李绍君等人始终坚持在第一线动手搬移。只要教学需要，办公室从来义不容辞，始终站在工作的第一线。
去年8月新生入学前，急需大量的教室和宿舍，在学院统一安排下，由办公室和教务处牵头在全院范围内对教室和宿舍进行调整和搬迁，还把办公楼腾出来改做学生宿舍。办公室主要负责这项工作。面对时间短、任务重、调整难度大的实际情况，办公室的全体同志不辞辛苦投入紧张的工作中，整天忙碌着。当天的计划没干完，为了不影响搬迁的进度，就晚上来干。就这样，整整一个暑假都没有得到休息，终于在新生到来之前，顺利完成了各项任务，得到了领导的表扬和肯定。
五、面向教学，开展全方位优质服务，积极主动创新服务与支持内涵
由于学院新院址建设时间较短，全部通讯网络都需要重新布置、安装，优先保证教学和教师办公的需要。办公室在工程建设初期就委派杜恒志来到施工现场，组织、设计、实施布线，连接电话；指派安春生同志代表办公室驻新校区开展教学服务，保证了学院整体搬迁前教学工作的顺利进行。2003年新生入校，学生、家长人多事杂，来新校区的老师又少，许多工作一时没有人手去做，办公室安春生秘书和李丽维等同志就主动帮助各系工作。
办公室负责全院电话的安装、迁移和维修只有2人负责此项工作，工作量很大。由于去年大范围的重新调整各系的办公室和宿舍，造成了全院绝大部分电话都需要迁移，这项工作时间要求比较紧，困难也很大。由于人手少，网络中心的全体人员就一起上，常常加班干到很晚，最终用他们的汗水赢了电话的畅通，保证了教学工作的正常进行。电话经常性维修方面的工作也很多，由于种种原因，学生宿舍的电话损坏比较严重，办公室通讯科丁兆英同志就不厌其烦的进行维修。初步统计，仅去年一年就维修学生宿舍、教室的电话多达300多部，确保了信息的畅通。2005年，为加快学院现代化教学需要和教、科、研建设的要求，学院办公室正式设立网络通讯中心，在原有的教务网的基础，进一步资源整合，加大投资，完备网络中心，及时开通、并网。学院因特殊情况，资金比较紧张，而且由人事制度改革形成机关精简。但学院还是在极困难的情况下，拨出专款、增加编制，充实设备，前后三年投资400多万元，建起校园网络。网络通讯中心首先为各系教研室安装宽带网，满足广大教师的网上办公和开展教科研活动需求，为教师交流信息查询资料提供更加便捷的服务平台。
学院领导了解到教工和学生普遍反映去市内乘车难的问题后，责成办公室负责解决。办公室就先后到附近十所院校去收集意见进行沟通，然后由我院牵头联名向市交通局、公交管理处等上级部门提交报告，多次去主管部门反映情况，引起上级领导的重视，派人来我院直接协调解决此事，最终使公交80线增加了运行车辆和车次，初步解决了学生出行坐车拥挤的问题，市交通局并准备在“十一五”期间在我院附近规化开辟新的线路。
办公室的打字室和机要室也担负着直接或间接为教学服务的重任，在各种教学过程中，教务系统要经常进行各种学习、检查、评比，这样就要有很多的文件、通知和材料需要上传下达，每天都有大量的资料、教案、科研论文、教学大纲、教学计划需要复印。同时学院和学院各部门的材料复印量也极大。学要打字室和机要室的同志去打印、装订、分类、登记、盖章，有些文件要的比较急，还要经常加班加点工作才能完成。为此，经办公室领导班子集体研究确定了“三保”的工作程序；既首先要保证教学部门的材料复印和印发；保证院党政材料的印发；保证与学生有关的材料印发。负责这项工作的常虹和梁杰两位女同志认真负责，克服孩子上学、吃不上饭等困难，经常放弃节假日、双休日，甚至经常工作到午夜，保证工作完成。有一次，孩子病了，但许多教学方面的材料要及时印发，常虹同志坚持工作到深夜完成工作，才回家照顾孩子；梁杰的手被装订器戳伤，流着鲜血，担任然坚持复印、装订，保证材料及时下发。这些年来，她们有多少个日日夜夜在为工作加班加点，谁也记不清了。但他们为教学服务的热情从来也没有减退。
每年临近毕业时，上千名学生去实习的介绍信、各类获奖证书、毕业证都需要使用印章，所以工作量很大，事情也很杂，但她们始终热情的为广大师生服务，没有表现出丝毫的怨言，得到了广大师生的好评。
收发室担负着为全院教工和5000多名在校生的的报刊、信涵、包裹、汇款的收发任务，同时也是直接为教师和学生服务的窗口。这项原来由六七个人来做的工作，现在只有两位女同志承担，工作繁杂，同时要求在工作中不能有丝毫的差错。繁忙程度可想而知，只有身在其中，才知个中滋味。面对全院130多个班级，学生订阅的203种杂志和66种报纸，每年要完成登记在册的7000多份挂号信、包裹、特快专递、汇款，还有不计其数普通信件及印刷品的分发任务，收发室的二名同志牢记一切为学生服务、为教师服务的宗旨，在工作中坚持做到热情、耐心、细致、用自己最大的努力去把工作做好，让全院的教师及广大学生能享受到最优质的服务，她们的工作表现得到了广大师生的认可。
为进一步方便教育教学工作的顺利开展，办公室还积极引进邮政、存取款和电话、手机缴费业务，设立服务点，解决了广大师生员工过去因邮政、存取款和电话、手机缴费要到市里的困难。
我们全体人员要继续努力学习，适应工作需要，要做到业务精通，优质服务，在工作实践中不断提高自身的理论水平和业务素质，增强解决问题的能力。进一步坚持解放思想，开拓创新，与时俱进，使我们的工作体现时代性，富于创造性。坚持求真务实的作风、干实事，求实效，不推诿。坚持讲团结，讲协作，讲奉献，努力研究和解决在教学服务过程中出现的新情况、新问题，与其它部门一起，齐心协力，共同把为教学服务这个中心任务做好、做实，为学院的发展做出新的贡献。
