黑龙江农垦职业学院学生档案管理办法
学校学生档案材料的收集归档，要本着实事求是的原则，着重 收集反映学生在校期间的政治思想、品德作风、学识水平等内容 的文件材料，并进行规范化管理，使之有效地为国家和社会选拔 人才服务，为社会主义现代化建设服务。为进一步加强我校学生 档案管理工作，根据《人力资源社会保障部办公厅教育部办公厅 关于积极稳妥做好高校毕业生档案转递接收工作的通知》(人社 厅发〔2023〕20号)文件精神，对我校《学生档案管理办法》进
行了修订。
一、学生档案管理工作人员职责
(一)热爱本职工作，认真、细致、公道、正派，坚持原则，不徇私情；
(二)遵守保密制度，不得擅自将档案带出档案室，不得向外人透露档案内容，确保档案室安全；
(三)接收新生档案，配合有关部门做好新生资格审查工作；
(四)做好学籍变动学生档案的调整和处理；
(五)及时提供符合规定的档案查阅工作；
(六)负责毕业生档案材料的整理、审查、归档和转递工作；
(七)积极开展科研工作，逐步实现档案管理科学化和现代化。
二 、档案材料的收集
(一)新生入学时把档案交给辅导员，由辅导员统一审核本班 学生档案，新生档案内容包括：报考档案袋、普通高等学校招生 考生报名信息登记表、普通高校招生体格检查表、普通高中毕业 生登记表、考试成绩单等，催促未交档案或档案内容不全的学生
及时补交档案；
(二)以学院为单位到教务处领取档案袋，以班级为单位建
立学生档案，上附学生花名册；
(三)以学院为单位把按班级整理好的学生档案交到教务处：
由教务处统一保管；
(四)归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、 齐全、真实、文字清楚、对象明确，由承办部门盖章，注明形成
材料的时间。
三、归档材料的主要内容：
(一)学生报考档案；
(二)高中学籍；
(三)入学通知书；
(四)学生登记簿；
(五)毕业生登记表；
(六)入党(团)材料；
(七)奖学金登记表；
(八)在校期间奖励、表彰以及惩处决定；
(九)体检表；
(十)学生在校期间成绩单；
(十一)学生在校期间参加各种社会实践活动获得的实习单位
或学院颁发的考评证书及学院证明；
(十二)体质健康卡；
(十三)高等学校毕业生档案转递单；
(十四)档案材料目录清单；
(十五)其他可供组织参考的有保存价值的材料。
四、毕业生档案装封及转递，学生毕业时由学院安排专门人
员审核、装封学生档案，具体步骤如下：
(一)以学院为单位到教务处领取学生档案；
(二)由辅导员和学生填写学生登记簿及毕业生登记表，辅
导员统一到学院、学校盖章后装入学生档案；
(三)打印学生成绩单，由教务处审核盖章后装入学生档案；
(四)装入其他学生在校时的可供参考的有保存价值的材料；
(五)由招生就业处打印《高等学校毕业生档案转递单》, 各学院将档案转递单装入学生档案，以档案转递单为依据填写档
案邮寄地址；
(六)按档案材料目录清单核对档案材料；
(七)由教务处审核后封档盖章统一邮寄。
五、毕业生档案转递须知
(一)毕业生档案是就业、工作调动、办理户口、出国政审、
职称评审、工资调整、入党(团)、离退休手续的办理、各项证明的出具的重要依据；
(二)根据毕业去向登记信息，填写《高等学校毕业生档案 转递单》,明确就业单位名称、转递编号等信息，随档案材料密 封后，按规定通过机要通信或邮政特快专递渠道转出档案。严禁
个人自带档案；
(三)毕业生档案按照《高等学校毕业生档案转递单》地址 转递。有严格交接签收程序， 一般情况下不会遗失。毕业生档案
邮出三天内，学校把邮寄单号发给学院，由辅导员通知毕业生，
毕业生应主动尽快查询档案存档情况，查询时限一般为一年，超
过一年 EMS不再办理档案查询业务；
( 四 ) 结业的学生档案装入结业成绩单，与毕业生转递程序 一样按《高等学校毕业生档案转递单》地址转递，也要主动尽快
查询档案存档情况。
六、档案的查阅方法
(一)因考察任用学生干部、新生复查、学籍变动、组织发 展、推荐就业、起草奖惩文件、写亡故人员生平介绍等工作需要， 可以查阅学生档案。由使用部门申请，经学校档案管理部门批准，
可根据需要查阅部分或全部档案材料
(二)学生档案一般应由学生所在学院行政办公室老师或辅
导员查阅，如确系工作需要，校内其他党政部门也可查阅；
(三)学校以外单位需要查阅学生档案时，须持有单位所在
地县、团级以上组织、人事部门查阅档案介绍信，经主管领导同意后方可查阅； (四)查阅学生档案时，不得涂改、圈划、污损、拆散、抽
取、撤换、增添档案材料。
七、档案室要做到：防火、防盗、防潮、防腐。
八 、本规定由教务处、招生就业处负责解释。
九、本规定自2024年6月起施行，原有相关文件同时废止。
